*Vicente Troiano
Nos últimos 30 anos, de acordo com os
estudiosos do assunto, produziu-se um volume maior de informações novas
do que nos 5.000 anos precedentes. E há quem afirme que hoje, com a
internet e a inclusão digital de bilhões de pessoas, se produz em um dia
mais informação do que se produziu durante o século XVIII. Pode haver
um certo exagero, mas não há dúvida de que o desafio de guardar as
informações geradas cresce a cada minuto.
Esse desafio envolve tanto os arquivos
digitais, de um simples e-mail a um livro on-line, como documentos em
papel, ainda gerados aos milhões por empresas, entidades e por governos
do mundo inteiro em suas várias esferas – Exexutivo, Legislativo e
Judiciário. Esses dois grandes eixos de preservação operam suas
respectivas infraestruturas de forma diferente, mas são marcados por
preocupações comuns, como segurança e satisfação do cliente, através do
acesso rápido a tudo o que está guardado. Outra característica comum é a
da entrega dessa preservação a empresas especializadas no tratamento e
guarda da informação.
No caso dos arquivos digitais,
inicialmente armazenados em servidores dentro das próprias empresas,
ganha força a migração dos dados para grandes centros de preservação, em
processo batizado de computação em nuvem. Tudo o que é produzido em
nossos computadores, seja em desktops ou laptops e até mesmo através das
novas gerações de celulares pode ser enviado, via internet, para
poderosos computadores a quilômetros de distância e acessado a qualquer
momento. É comum a duplicação de armazenamentos, com um servidor em São
Paulo, Recife ou Nova York e back-up, por exemplo, em Hong Kong.
No caso dos documentos em papel, o
processo de armazenamento carrega características específicas. Além do
processo de arquivamento físico, os documentos podem ser digitalizados,
de acordo com as necessidades de cada cliente e indexados, permitindo
rápida recuperação. As palavras-chave nesse segmento são ordenar,
indexar, armazenar e recuperar, gerando segurança total e satisfação
para o cliente. Para isso são utilizadas tecnologias de ponta, como o
RFID (Identificação por Rádio Frequência), OCR (Reconhecimento Ótico de
Caractares) e ICR (Reconhecimento Inteligente de Caracteres).
As empresas e órgãos governamentais que
precisam preservar seus documentos, mesmo que por prazos determinados,
tem à disposição processos de altíssima qualidade para o gerenciamento
da informação neles contida. Afinal, em um mundo competitivo como o que
vivemos, as empresas devem estar focadas no seu negócio e não em rotinas
administrativas.
Hoje, para gerenciar a documentação, o
mercado disponibiliza diversas metodologias. A Recall, por exemplo,
opera com o OnCall, que é a guarda física em caixas, geralmente
para arquivos inativos, aos quais o cliente só recorre esporadicamente
para resgatar a informação; e com o ReFile, que é a guarda e
gestão de arquivos ativos, seja em pastas ou documento individual – o
cliente pode dispor da informação em formato original, cópia simples,
autenticada, por fax, imagem simples ou com certificação digital, ou
ainda ter digitalizados todos os documentos. Com serviços desse tipo, as
empresas gerenciadoras dos documentos mantêm as imagens em seus
servidores e disponibilizam login e senha para o cliente, para que este
acesse suas imagens a qualquer hora em qualquer lugar do mundo.
O mercado conta ainda com o BPO (Business
Process Outsoursing), uma solução mais completa que entra na
rotina do cliente, estudando o fluxo e montando ferramentas customizadas
para atender às necessidades de cada empresa e assim tornar o seu fluxo
de informações mais eficiente, ágil e seguro. Companhias com alta
especialização no setor fazem esse tipo de operação na sede do cliente
ou remotamente. Dentro dessa solução, elas apresentam pacotes prontos
que atendem às áreas de Recursos Humanos, Contas a Pagar, Gestão de
Fornecedores, entre outros setores.
Essas empresas especializadas fazem
ainda a gestão de mídias, seja somente a guarda física ou a troca de
fitas de back-up. E ao final do ciclo, quando a informação perde sua
validade, mas não a importância, fazem a destruição segura e fornecem ao
cliente um certificado em que se responsabilizam pela destruição
definitiva da informação e cuidam dos resíduos para não prejudicar o
meio ambiente enviando o material para reciclagem.
É certo que as novas tecnologias vieram
para facilitar a vida das pessoas e das empresas, capazes de oferecer
maior agilidade e rapidez aos inúmeros processos do nosso dia a dia.
Chegaram para alterar conceitos e mudar o estilo de vida. Mas, se
surgiram como solução para armazenamento de informações, foram ao mesmo
tempo causadoras da profusão de informações geradas e que precisam ser
guardadas.
Nesse contexto, espaço é a palavra
chave. No âmbito físico, a preocupação se dá com relação aos metros
quadrados, pé direito, número de prateleiras. Na esfera digital pulamos dos bits para o bytes, os megabytes, gigabytes,
terabytes, petabytes, exabytes, zettabytes, yottabytes, brontobytes e
geopbytes. São nomes que vão ficando conhecidos para traduzir a
capacidade de armazenamento de servidores espalhados pelo mundo.
E, apesar de tantas soluções digitais, a
pergunta "Onde guardar todo esse papel?" surgida lá na década de 80
continua dependendo de soluções cada vez mais criativas e inteligentes.
* Diretor da Recall do Brasil
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